プライバシーポリシー

制定日: 2026年9月12日

株式会社VAF Roid（以下「当社」）は、当社が提供する営業支援サービス「promoroid（営業デスク）」（以下「本サービス」）における個人情報およびアカウント情報の取り扱いについて、以下のとおり定めます。

1. 取得する情報

1-1. 本サービスの利用者（ログインして操作する方）

• アカウント情報: Google アカウントまたは Microsoft アカウントでログインした際に受け取る識別子（Google の sub、Microsoft の oid・テナントID）、メールアドレス、表示名。
• 認可トークン: メールの送信および返信の読み取りのために、Google／Microsoft から発行されるアクセストークンと更新トークン。暗号化して保管します。
• 差出人情報: 利用者が設定画面で入力する名乗り、会社名、住所、電話番号、問い合わせ受付先。送信するメールの末尾に表示されます。
• 操作の記録: いつ・誰が・どの営業先に対して、下書きの作成・承認・送信・電話番号の表示・一覧の閲覧・CSVの書き出しを行ったか。不正な持ち出しの防止と、送信の法的な証跡の保全のために記録します。

1-2. 営業先（メールをお送りする事業者の方）

• 公的機関が公開するオープンデータ（厚生労働省 介護サービス情報公表システム、医療情報ネット、文部科学省 学校コード一覧、市区町村サイト一覧 等）に掲載された事業者の名称、所在地、電話番号、ウェブサイト。
• Wikipedia／Wikidata（CC0）および OpenStreetMap（© OpenStreetMap contributors, ODbL）に登録された事業者・施設の名称と公式サイト。
• 各事業者が自らの公式サイト上で公表している連絡先（メールアドレス・電話番号）と、その掲載ページのURL・取得日時。
• お送りしたメールに対する返信の本文と送信元アドレス。

名簿販売サイトやポータルサイトからの一括取得は行いません。個人名を含むアドレス（例: 氏名@…）は個人情報として扱い、代表窓口と確認できないものは慎重に扱います。

2. 利用目的

1. 利用者の認証と、利用者ごとの画面・権限の提供
2. 利用者自身のメールアカウントからの営業メールの送信、および当社の利用者が送ったメールに対する返信の取り込みと読み分け
3. 営業先へのご案内の作成・承認・送信・商談の管理
4. 配信停止のご要望の記録と、以後の送信の停止
5. 特定電子メール法・個人情報保護法の遵守に必要な記録（送信の証跡）の保全
6. 不正な利用・情報の持ち出しの検知と防止

3. Google のユーザーデータに関する取り扱い（Google API Services User Data Policy）

本サービスは、利用者の同意のもと、次の Google API のスコープを使用します。

本サービスによる Google API から受け取った情報の使用および他のアプリへの転送は、Google API サービスのユーザーデータに関するポリシー（限定使用の要件を含む）に準拠します。Google のユーザーデータを広告目的で使用することはなく、本サービスの機能の提供と改善、法令遵守以外の目的で人が閲覧することはありません。

4. Microsoft アカウントに関する取り扱い

Microsoft アカウントでログインする場合、openid profile email offline_access User.Read に加え、利用者の同意のもと Mail.Send（利用者自身の Outlook からの送信）と Mail.Read（本サービスから送信したメールへの返信の読み取り）を使用します。用途は Google の場合と同じです。

5. 第三者への提供・委託

取得した情報を第三者に販売・提供することはありません。本サービスの提供のため、次の事業者に処理を委託または情報を送信することがあります。

• Google LLC／Microsoft Corporation: 認証、メールの送信、返信の取得。
• Anthropic, PBC: 営業メールの文面の作成補助と、返信の読み分けの補助のため、営業先の公開情報（名称・所在地・規模）および返信本文の一部を送信することがあります。利用者や営業先の情報が同社のモデルの学習に使われることはありません（API 利用）。
• クラウド事業者（Oracle Cloud Infrastructure）: サーバーとデータベースの運用。

法令に基づく開示要請があった場合を除き、上記以外への提供は行いません。

6. 保管期間と安全管理

• 認可トークンは暗号化して保管し、連携の解除・失効時に削除します。
• 利用者のアカウント情報は、利用の終了後に速やかに削除します。
• 送信の記録（宛先・送信日時・文面・公表元のURLと取得日時）は、送信の適法性を説明するための証跡として保管します。
• 配信停止のご要望は、以後の送信を確実に止めるために、停止の事実とアドレスを保持します。
• データへのアクセスは権限を持つ担当者に限定し、CSV の書き出しは管理者のみが行え、誰がいつ何件を書き出したかを記録します。

7. 営業先の方の権利

メールの受信を望まれない場合は、メール末尾の配信停止リンク、または下記受付先へのご連絡により、いつでも停止できます。ご自身の情報の開示・訂正・削除をご希望の場合も下記までご連絡ください。ご本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。

8. Cookie 等

本サービスは、ログイン状態を保つためのセッション Cookie のみを使用します。広告や行動追跡のための Cookie、開封確認用の画像は使用しません。

9. 改定

本ポリシーは、法令の変更や本サービスの機能の変更に応じて改定することがあります。重要な変更は本ページでお知らせします。

10. お問い合わせ